Xin phép lắp đặt biển hiệu cần chuẩn bị gì? Những việc nên làm trước khi thi công

Phần lớn chủ cửa hàng chỉ nghĩ tới chuyện giấy tờ khi biển đã lắp xong và có người tới hỏi. Lúc đó mọi phương án đều tốn kém: tháo xuống sửa kích thước, làm lại phần nhô ra, hoặc gỡ hẳn cái biển vừa trả tiền tuần trước.

Thực tế thì không phải tấm biển nào cũng phải làm thủ tục. Một biển hiệu áp sát mặt tiền, chỉ ghi tên cơ sở kinh doanh, kích thước vừa phải và không lấn ra không gian chung thì thường không phải xin phép. Nhưng ranh giới giữa "vừa phải" và "phải xin phép" lại do quy định của từng địa phương quyết định, và nó khác nhau giữa các tỉnh thành, thậm chí khác nhau giữa các tuyến đường trong cùng một quận.

Vì vậy bài này không đưa ra con số áp dụng cho mọi nơi — điều đó không tồn tại. Nó đưa ra danh sách những thứ bạn cần kiểm tra và chuẩn bị, để cuộc trao đổi với cơ quan quản lý địa phương và với đơn vị thi công diễn ra nhanh gọn.

Khi nào thường phải làm thủ tục

Có mấy nhóm trường hợp mà gần như ở đâu cũng đòi hỏi kiểm tra trước, thay vì cứ làm rồi tính:

• Biển nhô ra khỏi chỉ giới mặt tiền, tức biển vẫy, biển hộp đèn hai mặt gắn vuông góc với tường, che một phần vỉa hè phía dưới. Đây là nhóm bị soi kỹ nhất vì nó chiếm không gian chung.
• Biển khổ lớn, biển trên mái, trụ pylon dựng độc lập. Những công trình này có kết cấu chịu lực riêng, chịu tải gió, nên thường được xem như một hạng mục xây dựng chứ không đơn thuần là trang trí mặt tiền.
• Biển gắn ở tầng cao, biển che ban công hoặc cửa sổ tầng trên. Ngoài chuyện mỹ quan, đây còn là vấn đề thoát nạn khi có cháy — phần này thường bị siết chặt.
• Biển mang nội dung quảng cáo (khuyến mãi, hình ảnh sản phẩm, thương hiệu khác) chứ không chỉ là tên cơ sở kinh doanh của chính bạn. Ranh giới giữa "biển hiệu" và "biển quảng cáo" là chỗ nhiều người hiểu nhầm nhất.
• Mặt bằng nằm trong trung tâm thương mại, chung cư, toà nhà văn phòng. Ở đây, ngoài quy định chung còn có bộ quy chuẩn nhận diện riêng của ban quản lý, thường chặt hơn quy định nhà nước.

Nếu biển của bạn không rơi vào nhóm nào ở trên — biển phẳng áp tường, ghi tên cửa hàng, nằm gọn trong phạm vi mặt tiền thuê — thì khả năng cao là không phải làm thủ tục gì. Dù vậy vẫn nên gọi hỏi cơ quan quản lý cấp phường hoặc quận nơi đặt cửa hàng, hoặc nhờ chính đơn vị thi công hỏi giúp: họ làm việc trên địa bàn thường xuyên nên biết rõ thực tế từng tuyến đường.

Hồ sơ thường gồm những gì

Thành phần hồ sơ khác nhau theo địa phương và theo loại công trình, nhưng những thứ dưới đây hầu như lúc nào cũng được hỏi tới. Chuẩn bị sẵn thì đỡ phải đi lại nhiều lần:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cơ sở, bản sao. Tên trên biển phải khớp với tên trong giấy này.
• Giấy tờ về quyền sử dụng mặt bằng: hợp đồng thuê còn hiệu lực, hoặc giấy tờ sở hữu nếu là nhà của mình. Nếu thuê, nhiều nơi yêu cầu có thêm văn bản đồng ý của chủ nhà cho việc lắp biển.
• Bản vẽ thiết kế biển: thể hiện kích thước tổng thể, chiều cao lắp đặt tính từ mặt vỉa hè, phần nhô ra (nếu có), và nội dung hiển thị trên biển.
• Ảnh chụp hiện trạng mặt tiền và bản phối cảnh biển ghép trên ảnh đó.
• Hồ sơ kết cấu với biển khổ lớn hoặc công trình dựng độc lập: bản vẽ khung, tính toán chịu lực, do đơn vị có năng lực lập.

Thời gian xử lý tuỳ nơi và tuỳ loại hồ sơ. Kinh nghiệm thực tế là nên tính trước ít nhất hai đến ba tuần cho biển cần làm thủ tục, và đừng chốt ngày khai trương dựa trên giả định hồ sơ sẽ xong đúng hẹn.

Ba việc phải chốt với chủ nhà trước

Đây là phần hay bị bỏ qua nhất, và cũng gây ra nhiều tranh chấp nhất.

Quyền khoan vào mặt tiền. Nhiều hợp đồng thuê có điều khoản cấm hoặc hạn chế việc khoan, đục vào kết cấu. Biển hiệu cần bắt vít nở vào tường, và với biển lớn thì cần cả hệ khung neo — hỏi rõ trước khi đặt cọc mặt bằng, không phải sau.

Phạm vi mặt tiền được dùng. Ở nhà phố nhiều tầng cho nhiều hộ thuê, tầng trệt thường chỉ được dùng phần mặt tiền của tầng trệt. Che lên ban công tầng hai là chuyện phải có thoả thuận riêng.

Ai giữ cái biển khi hết hạn thuê. Ghi thẳng vào hợp đồng: khi trả mặt bằng, bạn được tháo biển mang đi và có trách nhiệm trám lại các lỗ vít, hay biển thuộc về chủ nhà. Một dòng này tránh được cãi nhau vào đúng lúc đang dọn đi.

Làm việc với đơn vị thi công

Một đơn vị làm biển lâu năm trên địa bàn thường nhận luôn phần hỏi han thủ tục, vì họ đã làm nhiều lần ở khu đó. Hãy hỏi thẳng câu này khi lấy báo giá: "Biển như thế này ở tuyến đường này có cần xin phép không, và nếu cần thì bên anh có hỗ trợ hồ sơ không?" Câu trả lời cho bạn biết khá nhiều về việc họ có thật sự quen địa bàn hay không.

Trong hợp đồng thi công, nên có một điều khoản về trường hợp phải chỉnh sửa do yêu cầu của cơ quan quản lý: ai chịu chi phí tháo lắp lại, và phạm vi chỉnh sửa nào được xem là trong hay ngoài trách nhiệm của bên thi công.

Ngoài ra, hỏi rõ về an toàn thi công. Lắp biển ở độ cao thường phải dùng thang hoặc xe nâng, có lúc phải chiếm một phần vỉa hè trong vài giờ. Đơn vị chuyên nghiệp sẽ chủ động báo trước và thu xếp với tổ dân phố; đơn vị làm ẩu thì để bạn tự giải thích với hàng xóm giữa lúc đang thi công.

Những lỗi khiến biển phải tháo xuống làm lại

• Vượt ra ngoài phạm vi mặt tiền thuê, lấn sang phần nhà bên cạnh. Lỗi này hay xảy ra khi mặt tiền hai nhà liền nhau không có ranh rõ ràng, và người thi công cứ căn theo mép mái hiên.
• Che cửa sổ hoặc ban công là lối thoát nạn của các tầng trên — kể cả khi tầng trên đang bỏ trống.
• Gắn chồng lên biển của hộ kinh doanh khác vẫn còn hoạt động, hoặc che mất số nhà.
• Tên trên biển khác tên đã đăng ký kinh doanh. Dùng tên thương hiệu ngắn gọn thì được, nhưng phải có cơ sở đối chiếu với hồ sơ.
• Khung sắt lấn xuống lòng đường hoặc chắn tầm nhìn tại nút giao, kể cả chỉ phần chân đỡ.

Tổng lại, việc cần làm trước khi đặt biển chỉ gói trong ba câu hỏi: biển của tôi có nhô ra ngoài mặt tiền không, có che gì của tầng trên không, và chủ nhà đã đồng ý bằng văn bản chưa. Trả lời xong ba câu đó rồi gọi một cuộc cho cơ quan quản lý địa phương là bạn đã đi trước phần lớn rủi ro, mà chưa tốn đồng nào.